Regles d'ús del correu electrònic

És l’eina més moderna de comunicació. Gràcies a la www i a l’ús d’Internet van aparèixer dos empreses i dos sistemes, Netscape i Outlook. Avui en dia tenim un gestor de correu electrònic divers i a més moltes empreses ofereixen correu gratuït.

Normalment rebem entre 30 – 40 missatges electrònics diàriament per la qual cosa s’ha da saber que fer. Tant aviat com va aparèixer el correu van aparèixer aquestes anomenades regles d’or sobre el seu ús que són importants. Ara bé, es pot recomanar a l’empresa que instal·li una intranet si no es té (ara totes les empreses en tenen una) on les comunicacions de caire general estiguin a la cartellera o l’agenda per ser consultades i llegides quan es desitgi i, deixant el correu per les coses importants, urgents i rellevants pel nostre lloc de treball o per aquells missatges que necessiten una resposta específica.
Les regles d’or són les següents:

• Recordi la jerarquia en les comunicacions:
  Trobades cara a cara (aquí inclouríem les videoconferències....)
  Trucades telefòniques (o trucades per Internet)
  Correu de veu, (contestador automàtic)
  E – mail
• Trenqui la cadena : eviti ser una part de l’enllaç de les cadenes amb informació de superació personal, missatges aliens a la funció de l’empresa, rumors i humor (especialment racista, sexista, polític, religiós o discriminatori).
• Mantingui al mínim el nombre de missatges rebuts en la safate d'entrada, només així tindrà un millor temps de resposta. Faci ús de les carpetes per organitzar la informació per temes i agilitzar la recerca dels correus anteriors.
• No obri mai correus estranys, només això evitarà problemes de virus. Mantingui sempre activa l’opció de detecció de virus en el menú eines i faci servir l’opció quan arribin correus estranys de correu brossa – afegint els emissors - .
• Estableixi un nexe càlid amb el seu interlocutor, no enviï missatges quan estigui cansat o enutjat.
• Sigui breu: limiti el seu missatge a màxim una plana en pantalla o inclogui la seva resposta en el missatge previ del seu destinatari. En la resposta no editi el missatge original, això es presta a mals entesos.
• Eviti enviar annexes que puguin ser redactats dins del mateix editor de missatges, així s’optimitza el recurs de la màquina i el temps de lectura.
• No enviï correu massiu, aquest es fa servir només per casos especials o urgents, a més sobrecarrega el sistema d’e – mail.
• Enviï còpia del missatge només a les persones que poden beneficiar-se als llegir-los.
• Escrigui en minúscules, revisi la gramàtica, eviti la mala ortografia i errades tipogràfiques. Encara que no s’amoïni, sempre s’escriu amb errades, és el perill de la seva immediatesa.
• Valor afegit: preguntis abans d’enviar un correu, si aquest agrega valor al seu propi treball, al del destinatari, a l’operació, als clients o a l’empresa.
• En cas de rebre missatges que no acompleixin amb aquestes censi-les regles ajudi als altres perquè usin millor l’e – mail fent-los arribar aquestes recomanacions de la manera més constructiva possible.