Dissenyant un curs (formació in company)

Quan una empresa ens demana com a centre educatiu un curs a mida, el que coneixem com a "formació in company", hem d'aturar una mica l'activitat docent pròpiament dita i començar a pensar que necessitaríem perquè la demanda acabi sent efectiva o formi part d'una base de dades compartida per totes les escoles. Com ja vaig explicar en un dels meus articles, les bases de dades documentals i d'informació ben fetes ens facilen molt la feina.
A continuació explico en passos aquelles trets per a mi més importants a l'hora de fer un bon disseny.

Anàlisi del context.
Per anàlisi del context, tant intern com extern, entenc la real viabilitat i necessitat de la formació. No només ens ha de demanar l'empresa la formació pels seus treballadors, aquesta formació ha de ser adequada als treballadors, per tant caldrà saber els coneixements previs requerits, i a més, aportar en un futur a l'empresa més productivitat en uns temps actuals de crisi. Per tant, els treballadors a més de veure-la "catchy" és a dir, atractiva als seus ulls, han de veure que aprendran alguna cosa.
Com a centre docent hauríem de fer palès amb evidència suficient i adequada que la demanda del curs pels seus treballadors és real, cal parlar, encara que sembli estrany amb alguna persona que no sigui un càrrec directiu o els responsable de RH per poder establir perfectament els objectius que esperen tots (direcció, RH i treballadors).
Quan parlem de context intern hem de fer una anàlisi que ens indiqui si realment, com a centre formador, podem fer aquest curs que ens demanen, analitzar el nostre professorat, si podem oferir alguna formació complementària..... Un centre que realitza formació en els perfils professionals de la família de Hoteleria rarament farà un curs per una empresa d'automoció. Depenent de les relacions que tingui amb altres centres formadors podrà donar una resposta positiva (però això ja és un aspecte relacional que no vull tocar en aquest escrit).
També aquí inclouria un nou aspecte suggerit fa un temps per un company de feina d'una altra escola, potser també caldria estudiar si existeix demanda del mateix tipus de curs per part d'altres empreses, o si es pot fer una oferta d'ell perquè el que oferim té una demanda real en el mon empresarial..... Estudiar si ja existeix algun centre que ho fa també és important, podem aplicar el que s'anomena benchmarking i aplicar el model de forma millorada o també establir alguna aliança. Podríem arribar a establir un "pull" d'escoles!!!!

Elements interns.
Per mi els elements interns són el més important en un centre educatiu que ofereix formació a les empreses ja que aquí entren 3 punts molt importants:

• Treballadors
• Aules (espais)
• Diners.

Analitzar si tenim alguna o més persones que poden liderar diferents projectes és tant o més important que comptar amb una direcció que recolza aquest tipus de cursos. Definir un líder no és la feina d'aquest article però si més no tots sabem que un líder, sigui per experiència, sigui per estudis, és aquella persona carismàtica que ens fa obrir la boca i que se'ns caigui la "baba". No tothom és líder en tots els camps, però són persones que en el camp educatiu sobresurten per ajudar als altres, saber explicar, fer entenedora una programació difícil.... Trobar líders en una institució educativa és la feina d'un bon director que vulgui delegar (en tots els aspectes), ja que aquests líders són els que "tiraran del carro". Ja que parlem de directors, si la direcció de l'escola o centre educatiu no recolza els projectes de formació per empreses, no els dóna tot el suport intern necessari, no tiraran endavant. A més, el director i el líder del projecte han de veure clar l'establiment de sinergies amb d'altres formacions escolars per veure a quí se li pot encarregar posteriorment la feina diària de les classes....
Aules i diners són essencials, el primer tema queda generalment cobert en una escola, encara que segons qui curs, pot tenir associat material molt específic i per tant, els diners seria el tema més peli agut. Potser serà tema d'algun altre article explicar les fonts de finançament per la formació per empreses, però des de l'FTFE, fins el programa CONTRATA del SOC.... existeixen diferents fonts de finançament que els centres educatius coneixen i sobre els quals a més hauríen d'assessorar les empreses que demanen formació.

Previ a començar el curs.
Abans de començar qualsevol curs hem de tenir clars una sèrie de paràmetres que potser en FP estan més clars ja que, en aquest món de la FP, la majoria de persones que donen classes saben que és una Unitat de Competència, un Indicador o fins i tot un Perfil.
Així abans de començar el curs jo crec que s'hauríen de tenir clars els següents punts:

• Indicadors: l'escola ha de saber quins indicadors ens diran que el curs està realment ben planificat, un d'ells és el % d'assistència al curs, si aquest percentatge en un moment determinat és baix, alguna cosa estem fent malament! Els indicadors hauríen de ser d'eficiència o èxit, és a dir, mesurar que tot és adequat ja que si un professor pot donar la mateixa matèria en un temps més petit que el planificat és que alguna cosa s'ha planificat malament! I aquí no entraré en el tema a mà/màquina, o pissarra/tauleta digital. Un docent fa servir eines i és ell qui ha d'establir quines eines són les més adequades segons la seva planificació.
• Perfil i competències: establir un perfil general del curs, els coneixements previs de l'alumnat per realizar-lo o les competències que volem que es tinguin en finalitzar el curs són aspectes molt importants. Per exemple, un curs com "Habilitats socials per a personal administratiu" es dóna de diferent manera i engloba diferents pràctiques per personal que treballa amb altra direcció i personal que treballa en una recepció. Si en un moment determinat veiem que el perfil de l'alumnat que ens ha donat l'empresa no encaixa o un grup de personal no encaixa haurem de poder justificar a l'empreses les raons.
  
• Punts crítics: El mínim d'alumnat o el mínim de diners necessaris. En aquest punt es podrien incloure les fonts de finançament més adequades per l'empresa i assegurar que el centre disposarà dels diners.

Disseny del curs.
Establerts els criteris generals amb l'empresa i detalladament especificats els punts anteriors el centre educatiu pot començar a dissenyar el curs. Una proposta general és la que ens haurà lliurat l'empresa que ens demana el curs, amb uns objectius generals del que vol i com ho vol assolir (hores), amb l'estructura de competències que vol que els seus treballadors hagin assolit en finalitzar el curs i uns conceptes generals. Amb aquests criteris generals nosaltres haurem d'establir la concreció "curricular" o criteris específics fent una proposta. La proposta haurà d'incloure uns punts determinats dels quals us detallo els mínims i imprescindibles:

• Perfil de la formació: és el perfil específic de la formació amb les competències específiques que volem que els treballadors assoleixin en finalitzar el curs i apliquin en el seu dia a dia futur. Els objectius específics d'aquesta formació hauran d'encaixar amb la nostra manera de fer en el centre educatiu. A més, establirem una sèrie de competències transversals que porten implicits tots els cursos de formació per empreses com l'autonomia en l'execució d'una determinada tasca (que s'ha impartit en el curs...)
• Desenvolupament de la programació: especificar les diferents unitats de competència, mòduls o unitats didàctiques amb els seus objectius i el seu pes (hores) . es correspondria al primer nivell de concreció, també hauria de contenir una resenya a la forma de mesurar la progressió acadèmica dels treballadors de l'empresa i la seqüenciació dels continguts de les diferents unitats de competència. Basant-nos en una formació de tipus constructivista establir que permet passar (fent mínims) al següent tema, és molt important, sobretot per no crear falses expectatives en els treballadors de les empreses.
  
• Perfil dels treballadors: donats i establerts els anteriors punts aquest ens vindrà de retruc. Com ja he dit abans, les programacions s'han d'adaptar a l'empresa i als seus objectius però no podem demanar per exemple que una persona obtingui el FIRST amb 59 hores de classe.
  

Aprovada la proposta per l'empresa i el centre i establert el contracte per ambdues parts, cal llavors realitzar el que s'anomena segon nivell de concreció, que han de fer sobretot els departaments del centre educatiu que tenen més competències sobre la programació feta.
Desprès de la proposta es començaria el curs i, en el desplegament del curs hem de ser molt curosos, sobre tot perquè aquí, en aquest punt, el seguiment ens pot portar a que el curs sigui conegut i noticiable i extrapolable o no. Amb això vull dir que, si s'està fent bé, des de penjar a les dues pàgines web dels centres (educatiu - empresa) fins fer que ens facin un reportatge, tot són elements positius per les dues bandes. Per tant en el seguiment del curs haurem de posar esforços.

Seguiment i tancament del curs.
El seguiment del curs ha de tenir establerts els indicadors, com ja he dit abans, indicadors com l'assistència a classe o les baixes del professorat són importants, però existeixen d'altres que també podem considerar com pot ser el % de realització de la programació o els mínims de la programació fixats per l'empresa com essencials. Hem de tenir en compte que les programacions de formació professional i per tant de formació continua s'estableixen en tres àmbits diferents, el teòric de coneixements, el pràctic o professional i l'expressiu (comunicació oral i escrita).
Les programacions hauran d'especificar les competències no només associades a cada unitat de competència/mòdul/unitat didàctica, sinó també les competències transversals (o competències clau) que poden anar des de les interpersonals com poden ser el treball en equip o el lideratge, fins les que s'anomenen de valor ètic/professional com el respecte al medi ambient o la confidencialitat . Per tant el seguiment de les programacions ha de ser exhaustiu sobretot de cara a confeginar la memòria final per l'empresa o Auditoria de la Formació realitzada.

1. Seguiment dels recursos.
És un dels apartats més importants en la confecció de cursos per empreses ja que sempre ens queda algun punt dl'aquest apartat per lligar donat que a vegades tots aquests punts no es tenen en compte a l'hora de fer el pressupost per l'empresa.

Planificar quants docents i el seu preu/hora en funció de les titulacions requerides per cada apartat, o si més no establir les funcions de cada docent, tutor/a, consultor/a amb les dedicacions horàries estimades a priori és difícil. Un pot saber per endavant aquestes dedicacions si està acostumat a fer cursos de la mateixa família professional i amb la mateixa tipologia d'estudiants/treballadors però la cosa es complica quan els cursos són molt específics.

També és important saber abans la dedicació del personal d'administració i servei, no tant el que farà la secretaria com horaris per poder fer fotocòpies, tenir oberta la secretaria/recepció ... i els recursos que es destinarà al fet que aquest personal tingui al seu abast tot el que pugui necessitar el grup de docents. Per exemple: una persona que conegui com resoldre els problemes amb les conexions dels ordinadors als vídeoprojectors si es fan presentacions....

Planificar les hores que es dediquen a l'organització del curs, les hores que cada docent té dividides entre teoria i pràctica, les necessitats d'aules ordinàries i informàtiques o els tallers, comptar les hores d'avaluació necessàries tant de l'alumnat com del curs en sí, comptar si existirà el recurs informàtic no presencial, per tant una plataforma educativa que permeti fer un seguiment a distància dels aprenentatges dels treballadors de l'empresa i, per descomptat, demanar a les empreses que comptin amb aquesta dedicació dels seus treballadors.

Un quart punt seria comptar (lligat amb els anteriors) les necessitats d'infraestructures i material necessari, tant espais com equipament específic, material fungible per l'alumnat o el necessari pel professorat. També hauríem de tenir en compte els recursos tecnològics necessaris per l'aprenentatge en la part no presencial, si es donen, de cara a poder crear material multimèdia. Els recursos bibliogràfics també són importants tant per nosaltres com per l'empresa a la qual oferim el curs.

Un cinquè punt és l'estructura de gestió i coordinació. Crec que no fa falta explicar que una persona que coordini i gestioni i a més a més, tramiti les queixes que puguin sorgir i doni resposta de la forma més immediata és important en tots els cursos per empreses. La imatge del centre docent ha de ser molt bona en aquest punt, sempre diuen allò que "quien te quiere te hará llorar". Un altre punt important d'aquesta estructura és l'aspecte de vetllar perquè els docents realitzin bé la seva feina, estar a l'aguait de les pràctiques dels docents, de la seva puntualitat, fer el seguiment del curs per si en un futur en cursos semblants s'han d'establir adaptacions.

Un sisé punt seria la recerca de recursos i aliances amb d'altres centres educatius quan no tinguem tot el que necessitem i que ens puguin ajudar a potenciar la viabilitat del projecte. En aquest apartat també podríem incloure la recerca de recursos interiors, de la pròpia escola o de la pròpia empresa, per exemple, podem estudiar si una determinada persona de l'empresa pot donar una part del curs o complementar-lo amb una conferència o un debat.

El darrer punt inclouria els mecanismes de comunicació i publicitat a més de la viabilitat real del projecte. Encara que de tots aquests punts hem parlat abans, caldria veure com es dóna a conèixer que es fa el curs a l'empresa i al centre. No pot ser que tinguem endegats diferents cursos en un centre educatiu dels quals els nostres treballadors no en tinguin constància. Tampoc les empreses han de deixar de dir tot allò que fan pels seus treballadors, per tant fora bo que existís aquesta comunicació. La viabilitat ens vindrà donada en finalitzar el curs per les enquestes de satisfacció, per tant també és molt important fer de forma correcte el "buidat" de les enquestes d'avaluació que han de contenir preguntes sobre tots els recursos que hem esmentat en aquest punt.

2. Finalitzant el curs.

Per finalitzar dir que, quan acabem un curs per a una empresa s'ha de fer una avaluació anomenada diferida en la qual estudiem l'aplicabilitat del projecte. Els cursos per a empreses han de contenir una "Auditoria de Formació" en la qual es mostri a l'empresa un estudi detallat de la Planificació, Organització, Seguiment i Avaluació final, la pròpia i entesa del curs i una a posteriori uns 3 o 6 mesos desprès en la qual preguntem als treballadors que han participat en el curs quina aplicabilitat real ha tingut. A més, al llarg del curs segur que més d'un docent ha pogut observar algun aspecte que l'empresa pot millorar el qual podem incloure en l'apartat de recomanacions de millora i aspectes a millorar en l'empresa.

El treball en equip: conèixer l’equip i aprofitar les individualitats dels membres, dinamitzar grups i avaluar-los.

Per motivar als equips i fer que les persones se sentin bé s’ha de crear un bon ambient de treball. Mobilitat, sentit de la globalitat, ment oberta, saber delegar, donar responsabilitats... són trets del bon líder o del cap ideal, però a més a més existeixen alguns conceptes que determinaran la bona feina.

Saber utilitzar el millor de nosaltres mateixos i dels altres sense centrar-nos en els aspectes negatius i desenvolupar capacitats per reconèixer les necessitats dels altres comportarà un millor treball de tot l’equip i ens permetrà posicionar-nos respecte als altres de forma més adequada per afavorir la interrelació i la comunicació. No percebre això bloqueja molts cops la comunicació.

Tot això ens portarà a treballar en equip, el que suposa el compromís de compartir coneixements i aprendre interactuant, d’aquesta manera existirà una valor afegit més gran que la suma de totes les individualitats. A aquest valor afegit positiu se l’anomena sinergia. (pot ser també negativa, imagineu-vos treballant amb la persona que us “cau” més malament, imagineu que és una ordre i compareu com estaríeu si per altre banda us oferissin treballar amb una persona més adient o més semblant a vosaltres).

Implica també el compromís dels seus integrants en la posada en pràctica de les conclusions del mateix. Al ser partícip d’aquestes conclusions se senten propietaris de les mateixes i obligats a fer-les funcionar.

La capacitat d’afegir valor al treball individual només s’aconsegueix amb la pràctica i el desenvolupament de tots els membres de l’equip d’idees i competències i habilitats que permetin assolir els objectius. D’altra banda, el potencial individual es veu, com ja hem esmentat, sensiblement incrementat quan es treballa amb equip, amb un equip afí i garanteix molts cops el fet d’obtenir millors resultats.

Un equip és un grup reduït de persones amb coneixements, capacitats i habilitats concretes que es complementen per aconseguir un objectiu. Un equip de treball té molt clar el concepte de líder, sense líder el grup no funciona i aquest líder molts cops farà tasques de moderador si sorgeixen conflictes.

Per treballar en equip no ens hem d’oblidar de les següents premisses:

Identificació d’objectius:
L’equip ha de conèixer el que s’espera d’ell. Els objectius han de ser mesurables, assolibles i realistes. Per exemple: desenvolupar una nova estratègia de vendes dels nous dolços en un termini de 1 mes amb un pressupost de XXXX€.

Capacitat dels seus components:
Cada membre ha de ser conscient de les seves habilitats i de com contribuir a assolir els objectius. Tots han de conèixer les seves pròpies responsabilitats i les dels altres.

Definició del procediment:
Saber com s’organitza l’equip per realitzar el treball, el mètode de treball, com es prenen les decisions, com s’intercanvia la informació, com es funciona és primordial. Molts equips de treball d’investigació estan formats per membres de diferents llocs del planeta que es connecten mitjançant la xarxa i les videoconferències per aconseguir mitjançant el treball del grup anar més ràpid que si ho fessin cadascun pel seu compte.

Participació activa, comunicació efectiva:
El dret d’expressar opinions ve donat per una participació activa. S’ha de comptar amb tots els membres de l’equip. La comunicació ha de ser empàtica, oberta i fluïda, parlar dels temes amb claredat, honestedat i sense embuts.

Confiança i responsabilitat:
Confiança mútua no vol dir amistat, s’ha de confiar en les capacitats dels altres per portar a bon port el projecte. Tots s’han de sentir compromesos i responsables dels objectius de l’equip. L’orgull de “pertinença al grup” ha d’estar molt clar i és el que ajudarà a aconseguir els objectius.

Normes de l’equip:
S’han d’establir unes normes de comportament, basades en el respecte que han d’assumir tots els seus integrants. Tenir clar que es ser acceptat o rebutjat. L’assertivitat ha de ser practicada contínuament.

Avantatges de treballar en equip:
Les avantatges i qualitats de treballar en equip són moltes i variades, pensem especialment que el desenvolupament personal i professional es veu enriquit; es crea sinergia, s’adquireixen informació i coneixements més complerts i es generen noves idees. Es complementen les capacitats dels integrants del grup. Un equip és més fort que l’esforç individual per posar en marxa els resultats del treball.

Inconvenients de treballar en equip:
No podem deixar de banda que també existeixen dificultats, però aquestes han de ser mínimes i superables. La manipulació per un dels membres del grup, pot reduir l’esforç individual i fer que es treballi més lent. Es corre el risc de desmotivació de tot el grup si no s’arriba a bon port.

Com els grups d’una empresa solen ser organitzats per la pròpia direcció s’han de tenir en compte diversos factors per la seva formació:

• Necessitats comuns.
• Interessos comuns.
• Fites comunes.
• Proximitat física.
• Similitud cultural.

Els grups de treball poden ser formals, organitzats per jerarquies superiors de l’empresa; informals, sorgeixen de forma espontània i molts cops són voluntaris; permanents, per exemple els comitès de qualitat; temporals, per una determinada acció de l’empresa.

Dinamitzar grups i avaluar-los:

Cada procés de participació s’ha d’adaptar a les característiques de cada context, com també a les persones i grups. Alguns elements a tenir en compte a l’hora d’iniciar el treball d’equip són:

1. L’autoaprenentatge: aprendre a escoltar, aprendre de l’altra, construir reflexió col•lectiva; per tant, aprendre altres maneres de fer i de relacionar-se.
2. La implicació progressiva: ja que suposa poder participar, prendre decisions, reflexionar sobre el propi entorn i observar les dinàmiques que es generen i viure-les.

A fi de dinamitzar els processos de diagnosi, de propostes o de presa de decisions existeixen diverses tècniques que tenen una base metodològica comuna:

• El treball en grups petits, que ha d’afavorir la intervenció de totes les persones amb independència del seu carisma o del seu coneixement sobre el tema, per tal de tenir temps i poder generar debats de fons, així com crear espais de confiança.
• L’escolta activa, la comunicació sobre la base de l’empatia.
• Moderació de les reunions per tal de repartir la paraula entre les persones participants, per ordenar i sistematitzar la presa de decisions, per sintetitzar els acords que s’hagin pres...
• Control del temps per tal d’evitar les reunions inacabables i per facilitar la participació d’aquelles persones que tenen poca disponibilitat horària.

L’anàlisi de la pròpia realitat per tal d’arribar a un diagnòstic compartit sobre la situació de la comunitat o del grup, a fi de prendre consciència sobre les qüestions estructurals que condicionen el nostre entorn i les nostres vides. En la mesura que els treballs dels grups tenen un final definit en el temps, cal definir uns indicadors que ens permetin avaluar la seva feina. Amb això es recerca que l’equip conegui quins són els aspectes crítics del projecte, acomplir els terminis fixats d’execució, no desviar-se dels costos establerts al pressupost, la qualitat... Es tracta d’evitar que l’equip centri els seus esforços en un aspecte determinat, quan potser el que és realment important és un altre. Periòdicament l’empresa ha de realitzar una valoració de la tasca de l’equip. Per tant no es parla d’una única avaluació final sinó a la realització d’avaluacions periòdiques en moments determinats que ens permetin saber com està funcionant i quin és el seu impacte en la transformació de l’empresa. Per això, serà important que fem partícips a totes les persones implicades i que dels resultats del procés -les decisions a les quals s’arribi, les conclusions interessants-, en fem difusió entre totes aquelles persones que hi participen i entre aquella part de la població que ens interessa que conegui el que està generant el procés, ja que pot ser una manera de sumar complicitats.