Organització del treball i gestió del temps

1.1.Introducció.
Organitzar el temps vol dir moltes coses, és un tema molt ampli que pot cobrir àmbits petits i molt grans. Abans de res caldria donar resposta a algunes preguntes que ens poden ajudar a veure com afrontem individualment el temps:

El que és realment difícil d’aquesta llista de preguntes és que no existeixen preguntes “blanques” o “negres”, les respostes poden ser un gran ventall de grisos. Probablement podeu afegir alguna cosa a cadascuna d’elles com: “Jo intento fer una sola cosa cada cop, acabar abans de passar a la següent tasca, però sempre surt alguna cosa que s’ha de realitzar de manera immediata” o “ sé que hauria de dir que no molts cops quan la gent em demana ajuda, però em preocupa pensar en el que poden pensar els altres”...
Algunes preguntes depenen molts cops de nosaltres personalment per tant, és impossible ser dogmàtic amb la resposta. La pregunta número 1 per exemple, no es pot plantejar així a tothom: una persona pot treballar molt bé a primera hora del matí, metre que d’altres són incapaces de fer alguna cosa abans de la tercera tassa de cafè.
Una bona gestió del temps no només optimitza la nostra productivitat en el lloc de treball, també ho fa en la nostra vida fora del treball, propicia la creativitat i augmenta la nostra qualitat de vida. Planificar les tasques, despatxar la paperassa ràpidament, delegar o evitar els riscs del treball fet despresa i corrents són qüestions que requereixen sentit comú i una pràctica sistemàtica, mètode i organització i comporta l’adquisició i/o perfeccionament dels nostres hàbits.
D’altra banda el bon coneixement de les eines al nostre abast, PDA’s, fax, telèfons mòbils o el programa informàtic de l’empresa facilita la feina. Són tant importants les eines com l’ús que en fem d’elles.
1.2. Característiques del temps i la seva administració.
El temps és inflexible, passa i no para, encara que a vegades ens sembla que no funciona aquest regle, sobretot quan anem al dentista i som els pacients.
Frases com “no tinc temps”, “em faltes hores”, o expressions semblants que escoltem dels nostres companys/es a vegades ens treuen de polleguera però a vegades és cert que ens trobem en el mateix cas, la incorrecta gestió del temps es deu entre d’altres factors als següents:
- Inexistència d’objectius prèviament definits, o teoria del “a salto de mata”.
- No distingir entre el que és important i el que és urgent.
- Incorrecta gestió de la pròpia agenda de treball.
- Negació de la pròpia evidència. No acceptar que nosaltres sols no ho podem fer tot.
- Excés d’informació per analitzar, o informació imprecisa, desordenada o darrerenca.
El temps per això és:
- Igualitari: tots treballem el mateix nombre d’hores i els mateixos dies a l’any. El temps ignora els privilegis i qualsevol altre factor que marqui diferències entre persones.
- Linial: el temps passa en una sola direcció, sempre cap endavant, sense possibilitats de retorn al passat. (excepte en els nostres records!!!)
- Generalment opinem que insuficient: desitgem o necessitem més temps per tot. Tot el que comencem es veu limitat per un termini que habitualment ens sembla escàs per a les nostres fites.
- No es pot comprar, per tant és un recurs escàs si no es controla en funció de les prioritats que assignem a cada tasca.
Per tant el temps és un recurs universal, únic i molt preuat en qualsevol circumstància o àmbit d’activitat, però molt més en entorns empresarials on la seva correcta gestió es fa imprescindible per l’eficiència de les persones i de l’empresa. La màxima “time is money” que s’atribueix a Benjamin Franklin ens dóna a entendre dues coses, si la manca de diner és normalment frustrant, la manca de temps també ho és.
Com estem d’acord en què una mala organització ens farà malbaratar el temps i ens pot fer perdre o millor dit, deixar de guanyar diners, necessitarem una bona o òptima organització del temps i una coordinació d’equip: serà necessari aprofitar les característiques de cada membre de l’equip de treball, o del departament per no fer repetir tasques i també ens farà falta una bona comunicació entre tots.
Per aprofitar al màxim el temps haurem de comptar amb els següents paràmetres:
- Tasques: diferenciarem les proactives de les reactives:
1. Proactives: aquelles que estan programades, són les més importants i les que van dirigides a les àrees clau.
2. Reactives: són les que no tenim programades i ens sorgeixen en posar el projecte en marxa. També podem posar en aquest grup aquelles tasques subsidiàries.
- Informació: Hem d’informar-nos sobre els diferents aspectes de l’empresa i el seu funcionament. Si volem que el temps ens serveixi hem d’estar ben preparats – formats – per realitzar les nostres tasques amb els desitjats estàndards d’eficiència (indicadors) ja que la manca de formació afecta molt sensiblement a la qualitat i al temps dedicat en cadascuna de les tasques que realitzem. També la deficient comunicació entre les persones genera grans dificultats, com assenyala Peter Drucker (vienès, autor de tota la teoria moderna de management, http://www.pfdf.org/ ).
- Planificació i delegació de funcions: Quan més planificat estigui tot i cada pas del pla o tasca atribuïda a cada persona menys temps perdrem. Les empreses han d’aprofitar adequadament les intel•ligències individuals en benefici de la intel•ligència col•lectiva pel seu bon funcionament quotidià. És a dir, que ningú torni a inventar el que ja estava inventat abans. Això avui en dia s’anomena “gestió del coneixement” , una bona gestió del coneixement en l’empresa posaria a disposició dels treballadors una bona dosi de “sabiduria”(saber) formal i informal amb interessants efectes: estalvi de temps i esforç, la qual cosa generaria millors resultats.
- Llei de Pareto (1848- 1923, economista italià avesat en la distribució de la riquesa i la renda, la seva llei s’ha adaptat a múltiples situacions): segons la seva llei adaptada al món empresarial utilitzem la major part del nostre temps en solucionar problemes, en un negoci el 20% dels problemes afecten al 80% dels resultats i el 80% dels problemes només afecta al 20% dels resultats, per tant caldria fer dues coses, identificar els problemes importants, això ens faria distingir entre el més urgent, el més important i els altres problemes i, formular perfectament els problemes. Uns minuts dedicats a prevenir els problemes poden estalviar moltes hores tractant de solucionar-los i, una bona formulació del problema ens el dóna mig resolt en identificar les variables amb més importància. En teoria, i recercant el millor rendiment la nostra tasca quotidiana hauria de respondre als nostres compromisos/problemes formulats i hauria d’estar alineada amb les referències comuns de l’organització – valors, estratègia, objectius generals, polítiques, procediments interns... – de manera queaquests ens guiarien; però molts cops pensem que atendre a aquestes referències pot portar-nos a ser conflictius o malintencionats ja que hem de respondre a les tasques que ens dóna el nostre cap, encara que no és tan fàcil quan es treballa per més d’un cap i que quan millor ho fas, més feina et donen.
1.3. Activitats d’alt i baix rendiment i canvi de costums.
En la nostra tasca diària existeixen tasques o activitats que suposen major o menor rendiment en la mesura que contribueixen a assolir els objectius del nostre lloc de treball. Per distingir les dues classes hem redactat una llista, el que cal és emfatitzar les d’alt rendiment.
Activitats d’alt rendiment:
1. Organitzi el dia entorn a les activitats d’alt rendiment, assigni les qüestions de menor importància al temps lliure o a aquelles estones de final de jornada en el que s’està més cansat.
2. Mantingui’s centrat, s’han de deixar de banda les distraccions i tenir en ment les fites que es volen assolir, anar pas a pas i centrar-nos en la resolució del que estem fent, encara que sigui una carta comercial.
3. Estableixi el temps que s’ha de dedicar a cada tasca, posi dates límit.
4. Fraccioni els projectes grans en unitats menors.
5. Aconsegueixi ajuda, a vegades algunes coses no es poden fer individualment. Faci partícips als altres dels seus projectes o delegui.
6. Aprofiti les hores de màxim rendiment, ataqui les qüestions més dificultoses quan estigui més despert.
7. Premiïs a si mateix, motivis, a vegades els altres ho faran, però la majoria de vegades no. Un somriure val molt més que res.
8. Comprometis.
Activitats de baix rendiment:
1. Delegui-les.
2. Negociï-les amb alguna altra persona, per exemple les trucades telefòniques o fer encàrrecs.
3. Sistematitzi-les, utilitzi llistes de control i un bon arxiu.
4. Rebaixi les normes, quin és el nivell mínim de qualitat que es donat com acceptable. Les hem de realitzar d’aquesta manera.
5. Ignori-les, algunes coses no s’han de fer, llegir el correu escombraria o anar a alguns dinars que ens poden portar més maldecaps.
6. Pagui a alguna persona perquè les faci, o menjar al restaurant, al bar de l’empresa, fer que algú faci les tasques domèstiques per no anar a corre-cuita...
7. Agrupi-les, assigni-li una hora determinada.
Tot això ens portarà a distingir entre les tasques les que nosaltres considerem més importants i a estalviar temps. En l’actuació quotidiana, i en la mesura que cadascú pot administrar el seu temps, serien d’aplicar els consells que s’han donat sobretot conèixer i respectar les nostres activitats d’alt rendiment i dedicar-ne el temps just i necessari i evitar l’aparcament indefinit de les tasques de baix rendiment. Gestionar adequadament el temps – sense renunciar a uns minuts de descans “kit – kats” condimentats si és possible amb bon humor – es traduirà en una millor contribució a resultats, major satisfacció professional i segurament a l’obertura de forats per adquirir nous coneixements necessaris. Però també és cert que gestionar bé el temps no vol dir gestionar bé el rellotge o utilitzar bé l’agenda.
Com hem dit l’essència de l’administració del temps no està en vigilar el nostre rellotge constantment, en mantenir horaris rígids, o en completar les tasques en el menor temps possible. El més important és que assegurem que les nostres activitats diàries, les nostres accions i les nostres fites a curt termini estiguin fonamentades en els valors, els somnis i les fites que volem que a llarg termini guiïn la nostra vida professional. Einstein deia que el temps és una seqüència d’esdeveniments en la qual aquests esdeveniments, passen un darrere l’altre, del passat al present, i desprès al futur.
Per una correcta gestió del temps, haurem de reflexionar envers l’ús que li donem al temps i esbrinar quins són els nostres hàbits, i especialment quins perjudiquen l’optimització del nostre temps.
Segons el diccionari hàbit és una inclinació constant, amb freqüència inconscient, cap a la realització d’alguna tasca adquirida a través de la repetició freqüent. Un hàbit és una tendència arrelada en la ment o el caràcter.
En la pràctica es tracta d’un treball diari que es converteix en alguna cosa mecànica perquè sempre s’ha fet de la mateixa manera, alguna cosa en la que no intervé la nostra ment conscient. Aquest comportament mecànic no resulta fàcil de canviar, ja que com diem s’ha de canviar el “xip” , lliurar-se d’esquemes mentals preconcebuts per així poder trobar un mètode diferent i eficient per fer les coses. I, abandonar i canviar hàbits mecànics vol dir deixar la nostra àrea de confort.

En el registre del temps quotidià:
1. Apunta-ho tot, no importa si ho fas en post – it, en paperets de colorins, o a l’agenda. Cal que al final de la jornada els revisis i passis a l’agenda. Cada mati, dedicar 10 minuts a l’agenda a programar el dia serà la teva millor inversió, els experts diuen que fins i tot es guanya un 20% de ja jornada laboral. A l’agenda hauries de diferenciar:
a. Cites: es consideren temps bloquejat, es tracta de compromisos que t’exigeixen estar amb alguna persona o centrar-te en una activitat en un moment determinat. Un esmorzar, anar al dentista o una hora de treball de projecte. S’anota en la programació horària i s’han de tenir en compte també els trasllats i preparatius.
b. Tasques: es tracta d’activitats normals que pots realitzar durant un bloqueig normal de temps, som més productius en períodes de 20 – 30 minuts; i han d’estar realitzades per un moment concret, ets tu qui decideix quan fer-les, per tant és important tenir en compte per quan es necessiten, és aquí on aplicarem prioritats i separarem les d’alt rendiment de les de baix que si podem delegarem. A aquestes tasques afegeix un 10% de temps, serà el marge que permet maniobrar en cas que sorgeixi algun imprevist d’algun dels nostres caps o companys de feina.
c. Activitats concentrades: consisteix en agrupar les tasques segons els recursos necessaris per dur-les a terme, Si tenim 20 minuts de temps obert, una llista de les trucades pendents i un telèfon és el moment de fer-les i tatxar-les de l’agenda. Categories d’aquestes tasques poden ser trucades, encàrrecs (si!! Aquells que no podem delegar), Internet, fotocòpies, reunió amb el cap (prèviament amb anotació de tots els temes que vols parlar). Encaixa aquestes activitats en els períodes oberts, sobretot comptant amb les recursos necessaris.
2. Organització/planificació: quan vagis a escriure alguna cosa en un paperet, a l’agenda... qüestionat a que et compromet fer-ho, com ja hem dit, dividir feines grans en petites tenint en compte la data límit, demanar ajuda... és important per fer la feina. Fer les coses amb ordre, no val començar pel que ens agrada més, sinó que hem de començar pel que és més difícil. Per cert, cal recordar que el nostre lloc de treball ha d’estar organitzat i net, cada cosa al seu lloc i un lloc per cada cosa ens permet funcionar correctament.
3. Acció: de res ens serveis anotar-ho tot per desprès no fer res. Hem de fer les coses.
4. Revisió: cada dia, hem de dedicar un temps per revisar si hem acabat la nostra programació o no, si no és així cal que recol•loquem les cites i tasques en un moment més adequat. Revisar resulta fonamental.
Marcar-nos objectius i fites que siguin assolibles i donar sentit als nostres esforços ens permetrà donar sentit a la nostra tasca diària.
Per cert, és bo acabar aquest tema parlant dels lladres del temps, en el moment que els llegiu sabreu de què va el tema: